Les différents types de logiciels QHSE

Ils visent en général à assurer une conformité réglementaire par rapport au code du travail.

Pour cette raison, il s’agit souvent d’extensions ou de modules complémentaires à des logiciels dont l’objectif premier est la gestion des ressources humaines.

Il couvrent en général le périmètre suivant :

- DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques)

- Accidents du travail, Maladies professionnelles, pénibilité

- Gestion des habilitations, autorisations et formations

Ils sont adaptés pour des entreprises de taille moyenne ou importante.

Ils sont particulièrement adaptés lorsque l’entreprise utilise déjà d’autres modules du logiciel ou ambitionne de les acquérir.

Ils sont particulièrement adaptés si votre priorité est d’assurer votre conformité réglementaire par rapport aux exigences du code du travail.

Attention, au delà du prix d'acquisition souvent élevé, leur mise en oeuvre nécessite un investissement initial en temps important, pour comprendre leur logique de fonctionnement, former vos utilisateurs et éventuellement adapter votre organisation.

Il existe de nombreuses obligations réglementaires pour la gestion des EPI.

Certaines entreprises dont les EPI sont au cœur de l’activité l’ont bien compris et traitent ces obligations : il s’agit notamment des entreprises de travaux acrobatiques (travaux sur cordes) et des entreprises du secteur des loisirs en montagne (escalade, canyoning…).

Plusieurs logiciels particulièrement adaptés pour la gestion et les contrôles des EPI ont donc vu le jour et se sont optimisés au fil des années pour traiter ce sujet laborieux de manière très efficace !

Si vous êtes dans ces domaines d’activité, vous devez absolument vous y intéresser !

Les plus :

- optimisation pour l’activité de gestion des EPI (recensement, mise en service, affectation, VGP…)

Les points de vigilance:

- logiciels très spécialisés avec assez peu de fonctionnalités sur les autres thèmes QHSE ; si vous souhaitez ultérieurement digitaliser d’autres activités QHSE, vous risquez d’être obligé d’acheter un deuxième logiciel !

Ce logiciel a une bonne couverture globale du domaine QHSE en général. Il est aussi efficace car il a été développé par des acteur du métier qui connaissent les activités et les attentes de leurs clients.

Si vous avez une ambition globale en matière de QHSE, c’est une option à privilégier, en vérifiant que toutes vos attentes opérationnelles sont bien couvertes.

Les plus :

- Haut niveau de couverture fonctionnelle.

- Logiciel développé par des préventeurs qui connaissent vos attentes.

Les points de vigilance:

- privilégier un logiciel qui n’impose pas son organisation ; le cas échéant, après une période de mise en place, vous risquez un rejet de la part de vos utilisateurs et un retour à la case départ !

- attention au coût total : plus la couverture du logiciel est large plus le cout peut être élevé. Nous verrons dans l’article suivant comment ne pas avoir de mauvaise surprise !

- l’informatique n’est pas le métier du cabinet QHSE : attention au niveau de sécurité de vos données (risque de perte de vos données et risque de divulgation).

Certains éditeurs assez peu connus développent des squelettes de progiciels puis les déclinent dans tous les domaines métiers possibles et imaginables : RH, compta, paye, immobilier, et QHSE !

Vigilance d'une manière générale avec ces logiciels : contrairement aux autres types, vous n'avez pas de raison naturelle de les choisir !